Inleiding

De Oudheidkundige Vereniging Wehl (hierna te noemen de OVW), gaat zorgvuldig met uw persoonsgegevens om, in overeenstemming met de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. In deze privacyverklaring beschrijven wij welke persoonsgegevens wij van u verwerken, hoe we dat doen en welke rechten u als betrokkene hebt met betrekking tot verwerking van persoonsgegevens. Deze privacyverklaring kan in de loop der tijd wijzigen. Op onze website (www.oudheidkundigeverenigingwehl.nl) vindt u de meest actuele versie van dit document.
We raden u aan deze privacyverklaring aandachtig door te nemen. Voor vragen kunt u altijd contact opnemen met ov.wehl@hotmail.com

1. Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?

1.1 Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van alle persoonsgegevens die de OVW verwerkt.

2. Wie verwerkt persoonsgegevens?

2.1 Verwerking van persoonsgegevens gebeurt door de OVW, Postbus 11 7030 AA Wehl Ingeschreven bij de Kamer van koophandel onder nummer 40123427.

3. Welke persoonsgegevens verwerkt de OVW?

3.1 De OVW verwerkt persoonsgegevens zoals:
a) naam;
b) (e-mail)adres;
c) woonplaats;
d) telefoonnummer;
e) bankrekeningnummer.
3.2 De OVW verwerkt niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor de goede uitvoering van zijn bedrijfsvoering. Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor eigen doelen t.b.v. administratie en communicatie.
3.3 De OVW verwerkt persoonsgegevens slechts indien één of meerdere van de hieronder genoemde gronden bestaan:
a) er is uitdrukkelijke toestemming verleend door de betrokkene; b) er is sprake van vitale belangen (bijvoorbeeld bij optreden van een acute medische calamiteit); c) er geldt een wettelijke verplichting; d) het vastleggen van de gegevens is noodzakelijk voor de totstandkoming en uitvoering van een met de betrokkene gesloten overeenkomst (bijv. lidmaatschap); e) de verwerking is noodzakelijk in het kader van het algemeen belang (bijvoorbeeld ten behoeve van statistiek); f) de verwerking is noodzakelijk in het kader van gerechtvaardigd belang.
3.4 De OVW gebruikt cookies om informatie te verzamelen en op te slaan van bezoekers van zijn website. Cookies stellen ons in staat om bezoekersaantallen te berekenen en bij te houden hoe bezoekers de website gebruiken, zodat wij op basis van deze informatie onze website kunnen verbeteren en onze gebruikers beter van dienst kunnen zijn. Wij gebruiken cookies niet om persoonsgegevens te verzamelen en wij slaan niet opzettelijk persoonlijke informatie op die uw browser aan ons verstrekt door middel van cookies. Wij gebruiken slechts analytische cookies voor statistische doelen.
3.5 De OVW verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij dit noodzakelijk is voor:
a) authenticatie of beveiligingsdoelen; b) statistische doelen.
3.6 Bij iedere verwerking van persoonsgegevens controleert de OVW of het toestemming van betrokkene daarvoor heeft. Indien er onzekerheid bestaat, wordt betrokkene alsnog benaderd en uitdrukkelijk om toestemming gevraagd.
3.7 De OVW kan van deze informatieplicht afzien indien:
a) zekerheid bestaat dat betrokkene over deze verwerking al is geïnformeerd; b) de informatieverstrekking aan betrokkene onmogelijk blijkt, of een onevenredige inspanning vergt.

4. Voor welk doel gebruikt de OVW uw persoonsgegevens?

4.1 Iedere verwerking van persoonsgegevens is slechts toegestaan voor een welbepalend, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd doel.
4.2 De OVW mag persoonsgegevens voor meerdere doelen tegelijkertijd verwerken.
4.3 Verdere verwerking van persoonsgegevens is slechts toegestaan, indien:
a) er sprake van een verenigbaar doel is; b) betrokkene toestemming voor de verdere verwerking heeft gegeven (ook in het geval het doel van de verdere verwerking niet verenigbaar is met het oorspronkelijke doel); c) verdere verwerking gebaseerd is op grond van een wettelijke bepaling die in een democratische samenleving een noodzakelijke en evenredige maatregel vormt ter waarborging van doelstellingen van algemeen belang.
4.4 De OVW verwerkt uw persoonsgegevens in de eerste plaats om zijn eigen diensten aan u te kunnen leveren. De OVW gebruikt deze persoonsgegevens bijvoorbeeld voor het bijhouden van het ledenbestand, het versturen van een factuur en het onderhouden van de relatie met u. Ook gebruikt de OVW de persoonsgegevens om u te informeren over bijvoorbeeld het aanbod aan cursussen en evenementen.
4.5  De OVW bewaart slechts persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor relatiebeheer, bewijs en verantwoording en niet langer dan wettelijk is toegestaan.
4.6  De OVW verzamelt en gebruikt uw persoonsgegevens met betrekking tot zijn website in de eerste plaats om  (web)diensten aan u te kunnen leveren en om met u te communiceren. Uw persoonsgegevens worden daarnaast gebruikt voor het doen van onderzoek en het uitvoeren van analyses, met als doel om (web)diensten en website te verbeteren.

5. Verstrekking persoonspersoonsgegevens aan derden

5.1 De OVW verstrekt uw persoonspersoonsgegevens niet aan derden, tenzij een van de volgende omstandigheden zich voordoet:
a) De OVW kan uw persoonsgegevens aan derden verstrekken als het daarvoor uw uitdrukkelijke toestemming heeft. U kunt deze toestemming te allen tijde intrekken.
b) De OVW kan persoonsgegevens aan  gelieerde partijen of andere vertrouwde partijen verstrekken die deze voor de OVW verwerken, uitsluitend volgens zijn aanwijzingen en in overeenstemming met deze privacyverklaring en andere passende geheimhoudingsverplichtingen en beveiligingsmaatregelen.
c) De OVW kan uw persoonsgegevens aan derden verstrekken als redelijkerwijs kan worden aangenomen dat toegang tot en gebruik van de persoonsgegevens nodig is om: i.) te voldoen aan wet- en regelgeving en/of een gerechtelijk bevel;  ii.) fraude, technische of beveiligingsproblemen op te sporen, te voorkomen of anderszins aan te pakken; en/of iii.) de belangen, eigendommen of veiligheid van de OVW, zijn leden of bezoekers, voor zover in overeenstemming met de wet.
d) De OVW kan geanonimiseerde, niet tot een persoon herleidbare persoonsgegevens verstrekken aan zijn partners ten behoeve van statistisch onderzoek voor bijvoorbeeld een trendanalyse van het gebruik van (web)diensten.
e) Als de OVW betrokken wordt bij een fusie zal de OVW de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens waarborgen. De OVW zal u informeren voordat de persoonsgegevens worden overgedragen of onder een ander privacy beleid gaan vallen.

 6. Hoe lang bewaart de OVW uw persoonsgegevens?

6.1 De OVW bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan dat dit wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt. Hoe lang bepaalde persoonsgegevens worden bewaard, is afhankelijk van de aard van de persoonsgegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per gebruik verschillen.

7. Inzage, correctie en verwijdering van uw persoonsgegevens

7.1 U hebt recht op inzage in uw persoonsgegevens. Dit houdt in dat u kunt opvragen welke persoonsgegevens er van u zijn geregistreerd en voor welke doeleinden die persoonsgegevens worden gebruikt. Een verzoek tot inzage kunt u doen door een brief of e-mail te sturen, voorzien van uw naam, adres, telefoonnummer en een kopie van een geldig legitimatiebewijs. Als het gaat om inzage in persoonsgegevens gekoppeld aan een cookie, dient u een kopie van de cookie in kwestie mee te sturen.
7.2 Als u van mening bent dat de OVW onjuiste persoonsgegevens van u heeft, kunt u deze persoonsgegevens laten corrigeren. U kunt hiervoor contact opnemen met de OVW. U ontvangt dan binnen vier weken schriftelijk een reactie.
7.3 U kunt de OVW ook verzoeken om uw persoonsgegevens te verwijderen uit zijn systemen. De OVW zal aan uw verzoek voldoen, tenzij het een gerechtvaardigd belang heeft om de persoonsgegevens niet te verwijderen. Als de OVW de persoonsgegevens heeft verwijderd, kan het om technische redenen niet alle kopieën van de persoonsgegevens onmiddellijk van zijn servers en back–upsystemen verwijderen.
7.4 De OVW kan weigeren te voldoen aan de hiervoor genoemde verzoeken als deze onredelijk vaak worden gedaan, onredelijk zware technische inspanningen vergen of onredelijk zware technische gevolgen hebben voor zijn systemen, de privacy van anderen in gevaar brengen of uitermate onpraktisch zijn.

8. Recht van verzet

8.1 U hebt de mogelijkheid om u te verzetten tegen gebruik van uw persoonsgegevens als u vindt dat het gebruik van uw persoonsgegevens niet noodzakelijk is voor de uitvoering van (web)diensten of het voldoen aan een wettelijke verplichting. Ook als u in een eerder stadium toestemming hebt gegeven, kunt u zich verzetten tegen verder gebruik van uw persoonsgegevens.
8.2 Als u bezwaar wilt maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens dan kunt u de OVW dat laten weten per brief ter attentie van het bestuur of via e-mail: ov.wehl@hotmail.com   Indien u bezwaar wilt maken, vermeld dan in de brief of e-mail duidelijk tegen welk gebruik van uw persoonsgegevens u bezwaar maakt. U ontvangt binnen vier weken na uw bezwaar van de OVW een schriftelijk antwoord.

9. Informatiebeveiliging

9.1 De OVW neemt alle redelijke, passende beveiligingsmaatregelen om de OVW en zijn leden te beschermen tegen onrechtmatige toegang of wijziging, openbaarmaking of vernietiging van persoonsgegevens.
9.2 Als ondanks de beveiligingsmaatregelen, er toch sprake is van een beveiligingsincident dat waarschijnlijk nadelige gevolgen heeft voor uw privacy, wordt u zo snel mogelijk geïnformeerd over het incident.

10. Toepasselijkheid en wijzigingen

10.1 Onze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten en de website van de OVW en geldt wereldwijd. Deze privacyverklaring wordt in het Nederlands gepubliceerd.
10.2 De OVW past deze verklaring regelmatig aan. De meest actuele versie is steeds op de website te vinden. Uw rechten worden niet beperkt zonder uw uitdrukkelijke toestemming. In geval van belangrijke wijzigingen wordt u op een persoonlijke wijze geïnformeerd over de veranderingen.